DESKRIPSI LEMBAGA

Yayasan Artikel Tiga Tiga Indonesia adalah sebuah lembaga penelitian kebijakan untuk isu pembangunan inklusif. Artikel Tiga Tiga Indonesia telah menghasilkan berbagai riset terutama di 4 bidang utama: (a) pendidikan; (b) ekonomi regional; (c) sumber daya alam /perubahan iklim (natural resource dan climate change); (d) Gender Equity, Disability and Social Inclusion (GEDSI). Selain riset, Artikel Tiga Tiga Indonesia juga telah melakukan berbagai pendampingan pembangunan kebijakan untuk pemerintah terkait serta membangun jaringan dengan berbagai organisasi masyarakat sipil yang relevan.

Yayasan Artikel Tiga Tiga Indonesia mencari kandidat magang-admin officer untuk kompartemen NRCC dan GEDSI. Pemagang akan mendukung kegiatan administrasi dan operasional untuk proyek NRCC dan GEDSI dan memastikan kelancaran pelaksanaan program. Pemagang NRCC dan GEDSI akan berada di bawah supervisi Project Manager, serta berkoordinasi dengan tim terkait lainnya. Durasi magang selama 3 bulan dan 6 berpeluang untuk diperpanjang dan ditugaskan ke proyek lainnya.

LOKASI & CARA KERJA

Menerapkan mode kerja hybrid dengan mayoritas pekerjaan dilakukan secara remote (WFH), sementara WFO disesuaikan dengan kebutuhan proyek atau kegiatan tertentu. Kantor Article 33 Indonesia bertempat di Jakarta.

DESKRIPSI TUGAS

• ADMINISTRASI UMUM (40%)
  • Menyusun, mengelola, dan mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan proyek NRCC-GEDSI.
  • Membantu dalam penjadwalan rapat internal maupun eksternal, mempersiapkan agenda, serta mendokumentasikan hasil pertemuan (MoM).
  • Menyusun dan mengelola korespondensi, memo, dan komunikasi resmi lainnya yang berkaitan dengan NRCC-GEDSI.
• ADMINISTRASI KEUANGAN (40%)
  • Membantu mengumpulkan dan mengelola bukti pengeluaran (kwitansi, invoice) untuk laporan keuangan NRCC-GEDSI.
  • Mendukung tim program dalam mengumpulkan dan mencatat pengeluaran proyek NRCC-GEDSI sesuai prosedur. 
  • Membantu penyusunan laporan keuangan  dan mengelola dokumen pendukungnya.
• KOORDINASI DAN KOMUNIKASI TIM (20%)
  • Berkoordinasi dengan tim terkait dalam pemenuhan kebutuhan administrasi dan operasional, termasuk penyediaan peralatan dan kebutuhan kantor.
  • Mendukung pelaksanaan kegiatan internal seperti pelatihan, rapat koordinasi, dan kunjungan lapangan.

CATATAN TAMBAHAN

• Ruang lingkup pekerjaan ini tidak menutup kesempatan bagi magang-admin officer untuk mengeksplorasi minat dan bakat lain yang dimiliki selama proses magang berlangsung. Jika magang-admin officer menunjukkan ketertarikan pada kegiatan lain seperti penulisan, riset, advokasi, dan bidang lainnya maka kesempatan untuk mengembangkan keterampilan tersebut dapat diberikan sesuai dengan kebutuhan proyek dan bimbingan supervisor.

OUTPUT YANG DIHARAPKAN

• Persiapan logistik dan administrasi yang rapi dan lengkap untuk setiap kegiatan turun lapangan.
• Dokumentasi perjalanan dan pengeluaran yang terkelola dengan baik.
• Kelancaran pelaksanaan tugas-tugas kantor selama tim berada di lapangan, termasuk pengaturan rapat dan pelaporan yang tepat waktu.

KUALIFIKASI SPESIFIK

• Lulusan baru dari jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Akuntansi, atau bidang terkait (Lulusan baru dari vokasi/D4 sangat diharapkan untuk mendaftar)
• Pengalaman atau ketertarikan dalam mendukung administrasi di sektor development (NGOs) akan menjadi nilai tambah.
• Keterampilan komunikasi dan organisasi yang baik, dengan kemampuan untuk mengelola banyak tugas secara bersamaan.
• Penguasaan Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), dengan perhatian tinggi terhadap detail.
• Mampu bekerja secara mandiri dan dalam tim, serta fleksibel terhadap perubahan prioritas saat program berjalan.

KUALIFIKASI UMUM

• Dapat beradaptasi dengan ritme kerja dan perubahan yang cepat;
• Berorientasi pada output yang baik, tepat waktu, detail yang akurat dan inovatif;
• Dapat bekerjasama dalam tim maupun secara mandiri, mampu beradaptasi terhadap lingkungan kerja yang bervariasi, memiliki kualifikasi interpersonal yang baik, mampu bekerja sama dalam tim yang terdiri dari berbagai latar belakang, kepercayaan, etnis dan budaya dan kebangsaan;
• Mampu menangani beberapa program/pekerjaan secara bersamaan;
• Memiliki kemampuan kepemimpinan dan komunikasi yang baik;
• Kefasihan dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia secara lisan maupun tulisan;
• Memiliki inisiatif, kreativitas dan keterampilan dalam memecahkan masalah;
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan tenggat waktu yang ketat;
• Menjunjung tinggi prinsip-prinsip dan kebijakan Article 33 Indonesia.

PROSEDUR APLIKASI DAN SELEKSI

Article 33 Indonesia merupakan lembaga yang membuka kesempatan yang setara bagi siapapun. Pelamar tidak boleh didiskriminasi karena ras, agama, jenis kelamin, asal negara, etnis, usia, disabilitas, afiliasi politik, orientasi seksual, identitas gender, warna kulit dan/atau status perkawinan.

Pelamar dengan Disabilitas: Article 33 Indonesia mengakomodasi pelamar dengan disabilitas, di mana pelamar dengan disabilitas yang memenuhi syarat dapat berpartisipasi dalam proses aplikasi. Harap beri tahu kami secara tertulis tentang kebutuhan khusus pada saat melamar.

DOKUMEN YANG DILAMPIRKAN

1. Curriculum Vitae

Lamaran dikirimkan ke hrd@article33.or.id dengan subjek “Staf Magang Admin NRCC GEDSI—Nama Anda” paling lambat 13 Oktober 2024